Heutzutage spielt die Kommunikation via E-Mail eine wichtige Rolle in Unternehmen. Der Grossteil der internen und externen Kommunikation basiert auf E-Mails, zusätzlich dient die eigene Firmenwebsite für potenzielle Kunden als Kontaktstelle. Dank eines professionellen E-Mail Management von Fremdfirmen wie Callpoint.ch können Sie mithilfe von Experten eine langfristige Kundenbindung erzielen und den Kundenservice in Ihrem Unternehmen deutlich verbessern. In diesem Beitrag erfahren Sie Tipps für ein gutes E-Mail Management in klein bis mittelständische Unternehmen sowie in Grossbetrieben.
Kundenzufriedenheit durch E-Mail Management
Nahezu jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Firmenwebsite und dementsprechend ebenso über eigene E-Mailadressen. Zusätzlich besitzt fast jeder ein privates E-Mailkonto. Internet und E-Mail sind heutzutage ein Muss, der Grossteil an schriftlicher Kommunikation, Bestellungen und Rechnungen läuft über die elektronische Post. Kein Wunder, E-Mails lassen sich schnell von zu Hause, aus dem Büro oder von unterwegs schreiben und versenden. Die Übermittlung erfolgt binnen weniger Sekunden und ist nahezu kostenlos.
In Unternehmen unterstützt ein professionelles E-Mail Management die Kundenbindung und demzufolge die Zufriedenheit der Kunden. Anfragen, Kritik oder Wünsche lassen sich problemlos an die Kontakt-E-Mailadresse der Firma senden und im besten Fall erhält der Absender binnen kürzester Zeit eine Antwort auf sein Anliegen. Trotz allem reicht es nicht aus, einfach auf Antworten zu klicken und los zu tippen. Ein gutes E-Mail Management braucht ein technisch modernes E-Mailprogramm, eine optimale Gestaltung sowie qualifizierte Mitarbeiter.
Professionelle E-Mail Gestaltung in Unternehmen
Ähnlich wie ein Brief in Papierformat sollte ebenso eine geschäftliche E-Mail in einem Unternehmen gestaltet sein. In der Regel unterscheidet sich die optische Gestaltung der E-Mail nicht grossartig zum Brief. Es gibt trotz allem einige Besonderheiten, die Sie bei der Gestaltung im E-Mail Management beachten sollten.
1. Aussagekräftige Betreffzeile
Die Betreffzeile einer E-Mail muss eindeutig sein, damit Empfänger und Absender wissen, worum es inhaltlich geht. Zu häufige Kürzel wie RE (Antwort) oder AW (Weiterleitung) sorgen oftmals für Verwirrung.
2. Höflichkeitsformen bewahren
In der E-Mailkorrespondenz gilt das Gleiche wie im Brief: eine höfliche Anrede wie beispielsweise „Sehr geehrte Damen und Herren“, dass „Sie“ und selbsterklärend ein freundliches „mit besten Grüssen“.
3. Korrekte Rechtschreibung
Im geschäftlichen Schriftverkehr haben Rechtschreibfehler nichts zu suchen. Achten Sie beim Schreiben von E-Mails auf Tippfehler und die Grammatik, nutzen Sie gegebenenfalls ein Rechtschreibprogramm zur Korrektur.
4. Präzise Formulierungen
Der Inhalt einer E-Mail sollte knapp und präzise sein. Kurze E-Mails werden in der Regel eher gelesen als lange Texte. Achten Sie demzufolge auf knackige Formulierungen, ohne auf wichtige Informationen für den Empfänger zu verzichten.
5. Rechtssichere Signatur
Ein Unternehmen benötigt im professionellen E-Mail Management eine einheitliche und rechtssichere Signatur. Die Kontaktdaten sowie ein Corporate Design sind wichtig, damit die E-Mail seriös ist und ein Wiedererkennungswert zum Unternehmen geschaffen wird.
6. Kleine Dateianhänge
Versenden Sie E-Mails mit Dateianhängen, achten Sie auf eine minimale Grösse. Der Anhang sollte deutlich weniger als 20 MB haben. Im Idealfall erkundigen Sie sich im Vorfeld beim Empfänger, ob sein E-Mail-Postfach ausreichend Platz für die Datei hat.
